¿Tienes un problema en tu proyecto y no puedes consultar un registro de lecciones aprendidas porque nadie se molestó en escribirlo? ¿Los esquemas técnicos de los sistemas a transformar no están actualizados? ¿No sabes a quién recurrir para activar las reglas en los firewalls? ¿Desconoces los requisitos legales que deberías incorporar a tu proyecto IT?
En todos estos casos, ¡no estás sacando provecho del contexto!
El contexto es todo aquello que un departamento de IT proporciona para facilitar la gestión y ejecución de proyectos IT. Un contexto completo, donde se encuentra todo lo necesario para emprender con éxito la ejecución y gestión de un proyecto IT, puede caracterizarse a través de 10 recursos clave que en WITPM hemos denominado recursos del contexto.
La existencia de un contexto completo, su actualización frecuente y su conocimiento por parte de los gestores de proyecto y equipos técnicos ofrece muchas ventajas, entre las que destacan las siguientes:
Tomamos decisiones más fundamentadas
Reducimos el número de errores
Evitamos repetir o reinventar procesos y soluciones ya existentes
Imprimimos velocidad a nuestras actuaciones en el proyecto IT
En WITPM, definimos la figura del mentor del contexto como la persona del departamento de IT encargada de reunir la información del contexto, actualizarla cuando se producen cambios y hacerla accesible tanto a los gestores de proyectos y equipos técnicos, como a las nuevas incorporaciones. Para lograr este fin, el mentor del contexto trabaja en la construcción y mantenimiento de los 10 recursos del contexto mencionados previamente.
Una forma de medir la fortaleza de un contexto es contestando al siguiente test:
¿El organigrama del departamento de IT es accesible para todos?
¿Se actualizan y difunden los requisitos de calidad, seguridad, legales y normativos preestablecidos por el departamento de IT para la ejecución de proyectos?
¿Se da formación técnica sobre el conocimiento de los sistemas y servicios IT?
¿Existe un repositorio de lecciones aprendidas que recoge los problemas y soluciones aplicadas en proyectos anteriores?
¿Existen procedimientos accesibles y fáciles de seguir para obtener recursos para el proyecto?
¿Existe un responsable (mentor del contexto) encargado de generar y mantener la información del contexto?
¿La información del contexto se actualiza de forma frecuente?
¿La información del contexto es accesible para todo el mundo?
Una mayoría de noes indica un contexto débil que necesita ser mejorado.
¿Qué podemos hacer entonces si la figura del mentor del contexto no existe y constatamos que el departamento de IT no está proporcionando alguno o varios de los recursos del contexto?
En este caso, los gestores de proyectos IT y los equipos técnicos tienen el cometido de construir la información que falta. Para facilitar esta tarea, el curso WITPM-Practitioner proporciona las plantillas pre-informadas de cada uno de los 10 recursos del contexto con todo lo necesario para suplir las carencias detectadas.
El mejor momento para construir el contexto es el intervalo comprendido entre el fin de un proyecto y antes del comienzo del siguiente, siempre y cuando contemos con un margen suficiente, unos pocos días serán suficientes. Si se trata de actualizarlo con aportaciones de nuestro propio proyecto, podemos hacerlo durante la fase de Vida Temprana o bien en la fase de Cierre de Proyecto.
Poner en orden el contexto, completarlo y actualizarlo, es una actividad provechosa de la que se beneficiará todo el departamento de IT.